Nyt käsi sydämelle. Kuinka hyvin viestinnän vuorovaikutteisuus on otettu huomioon oman organisaatiosi viestinnässä?

Tunnen itsekin piston sydämessäni, kun kirjoitan tätä. Olen tehnyt ja nähnyt paljon viestintäsuunnitelmia ja -strategioita. Niissä on tyypillisesti varsin ansiokkaasti määritelty muun muassa ydinviestit, viestinnän mittarit ja kanavat sekä kriisiviestinnän prosessit. Suunnittelun pääpaino tuntuu kuitenkin olevan siinä, miten organisaatio on äänessä eri tilanteissa. Jos kuuntelemista onkin ajateltu, se ei juuri tule esiin.

Mitä jos organisaatiosi viestintästrategia olisikin nimeltään vuorovaikutusstrategia?

Käsityksemme viestinnästä on luutunut tavalla, josta aiheutuu organisaatioille haittaa. Periaatteessa tiedämme, että viestintä on vuorovaikutteista, mutta käytännössä ajattelemme sitä yksisuuntaisena. Viestintä voi kuitenkin olla vaikeaa ja mennä pahasti metsään, jos ei osaa kuunnella.

Kannustan sinua pieneen ajatusleikkiin. Mitä jos organisaatiosi viestintästrategia olisikin nimeltään vuorovaikutusstrategia? Miltä organisaatiosi viestinnän tavat nyt näyttävät? Millaisia vuorovaikutteisia keinoja suunnitelmasta löydät? Tuleeko mieleesi erilaisia viestinnän keinoja kuin aiemmin?

Omalla kohdallani vuorovaikutteisuuden nostaminen nykyistä selvemmin esiin johdattaisi todennäköisesti antamaan enemmän painoa kuuntelemiselle ja ajatusten vaihtamiselle kuin organisaation ”omalle viestinnälle”. Se saisi myös miettimään, miten organisaatiomme kerää ja hyödyntää palautetta eri sidosryhmiltään.

Organisaatiosi saattaa jo nyt hyödyntää kuuntelemiseen esimerkiksi palautekyselyjä, median ja sosiaalisen median seurantaa sekä sidosryhmiä osallistavia työpajoja.

Vuorovaikutteisuuden tuominen viestintään ei välttämättä ole vaikeaa. Organisaatiosi saattaa jo nyt hyödyntää kuuntelemiseen esimerkiksi palautekyselyjä, median ja sosiaalisen median seurantaa sekä sidosryhmiä osallistavia työpajoja. Painoarvoa saatetaan antaa aiempaa enemmän myös yhteyksien rakentamiselle eri järjestöjen ja tapahtumien kautta. Usein vuorovaikutteisuutta voi kuitenkin lisätä jo sillä, että toteamisen sijaan välillä kysyy.

Yksi lempiaiheistani on asiakaspalvelu- ja viestintäosaston välinen yhteistyö. Miten teillä varmistetaan, että asiakkaiden antama palaute otetaan huomioon viestinnässä? Hyödynnetäänhän asiakkaiden palautetta aidosti palvelujen kehittämisessä ja oppimisessa?

Kun käytte organisaatiossanne seuraavan kerran läpi keinoja olla yhteydessä sidosryhmiinne, pohtikaa myös mahdollisuuksia lisätä vuorovaikutusta. Tuskin viestisit parhaille ystävillesikään pelkällä uutiskirjeellä kerran kuukaudessa tai kahdella sosiaalisen median päivityksellä viikossa – ja ajattelisit sitten olleesi vuorovaikutuksessa heidän kanssaan.

Toni Perez tarkkailee median ja viestinnän maailmaa erityisesti hyvän elämän näkökulmasta. Viestintätoimiston toimitusjohtajana työskentelevä Toni uskoo, että suomalaisesta ytimekkäästä ja suoraselkäisestä viestinnästä olisi kansainväliseksi vientituotteeksi, kunhan pakkaukseen muistetaan lisätä ripaus tunnetta.