Olipa kerran organisaatio, jossa elettiin todellista kriisiaikaa. Rahat olivat loppu ja puolet henkilöstöstä lähtenyt tai potkittu pois. Jäljelle jäänyt yhteisö oli pettynyt, epäluuloinen ja epävarma – yksi oikeusjuttukin oli vireillä. Sitten viestintää lähti johtamaan juristi.

Tämä tarkoitti sitä, että yhteisön sisällä asiaa ei käsitelty, vaan ongelmat lakaistiin maton alle. Mitään ei saanut sanoa, tunteita ei käsitelty, ja väärä tieto myllersi pitkin koko toimialaa heikentäen koko organisaation asemaa markkinoilla. Kukaan ei ymmärtänyt mitä strategialla tarkoitetaan, eikä siitä saatu apua tulevaisuuden suunnan määrittelyyn.

Mikä tässä kuviossa meni pieleen?

Johto ja kollegat viestinnän ulkopuolella eivät välttämättä aina hahmota, mitä viestintä oikeastaan tekee.

Se, että viestinnällä ei ollut kriisin hoidossa mitään valtaa, eikä viestintää oltu päästetty mukaan muutoksen hallintaan.

Viestinnän ala 2023 -tutkimuksen mukaan viestijöistä 96 prosenttia toivoo, että organisaatioviestintä nähtäisiin strategisena toimintona ja muutostyön kumppanina. Kuitenkin vain 56 prosenttia viestijöistä kokee, että viestintään todellisuudessa suhtaudutaan strategisena funktiona. Viestijöistä ainoastaan 35 prosenttia havaitsee, että viestintään otetaan yhteyttä jo alkuvaiheessa, kun suunnitellaan isompaa muutosta.

Viestinnän merkitys ja arvostus yhteiskunnassa ovat nousseet, mutta johto ja kollegat viestinnän ulkopuolella eivät välttämättä aina hahmota, mitä viestintä oikeastaan tekee. Usein viestintä nähdään edelleen tilaustoimintona tai tukipalveluna, jota muut voivat ohjailla ja jolta voi tilata kampanjan, tapahtuman, blogikirjoituksen tai uutisen julkaisun.

Valitettavasti tosiasia on se, että jos viestintää räiskitään menemään organisaation muiden asiantuntijoiden tai johtajien mielijohteista, se näyttää lähinnä puuhastelulta eikä systemaattiselta ja ammattimaiselta. Puuhastelulla ei pystytä sitouttamaan asiakasta tai henkilöstöä eikä osoittamaan yhteistä suuntaa.

Jatkuvasti kohtaamamme informaatiotulva on niin suuri, ettei sitä kannata turhalla tai keskinkertaisella sisällöllä enää yhtään pahentaa. Kanavat on mietittävä kohderyhmätietoisesti, eikä some sen koommin kuin intrakaan ole mikään kaatopaikka, jonne tungemme kaiken informaatiotulvan aiheuttaman ylijäämäjätteen. Kaikki tieto ei ole kaikille relevanttia.

Jokainen julkaisu on potentiaalinen maineriski.

Sekä tiedotteiden, someviestinnän että kaiken muunkin viestinnän pitäisi olla suunniteltua sekä harkittua, ja sisältöjen jakamisella on oltava jokin tavoite. Lisäksi sosiaalisen median sisältöjä on  on tehtävä ammattimainen kriisitutka päällä. Some on nimittäin tänä päivänä erittäin räjähdysherkkä alusta, jossa jokainen julkaisu on potentiaalinen maineriski.

Juristi voi kriisitilanteessa olla kriittisen tärkeä kumppani, mutta yleensä lakiasiainpäällikkö ei ole paras henkilö johtamaan viestintää.

Loppukevennyksenä on vielä hyvä todeta, että Vaasan yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan vain 13 prosenttia johdosta ja 8 prosenttia keskijohdosta muistaa oman organisaationsa stategiansa ytimen. Työntekijöistä enää kaksi prosenttia tietää, mitä tavoitellaan ja millaisin keinoin. (Maury 2016).

Voisin vaikka lyödä vetoa, että luvut näyttäisivät täysin erilaisilta, jos strategian laatimisessa olisi mukana yhteistä tavoitetta ja juuri oman firman kilpailuetua sanoittava viestintä.

Jos organisaatio haluaa pärjätä mainekriisien, informaatioähkyn, jatkuvien muutosten ja henkilöstön sitouttamisen ristiaallokossa, kannattaa viestintä ottaa mukaan jo suunnitelmien alkuvaiheessa.

Muokattu 9.10. kello 12.05: Korjattu virheellinen tieto siitä, että Vaasan yliopistossa tehty tutkimus olisi ollut väitöstutkimus.