Kun helsinkiläisen digimarkkinointitoimisto Aboadin toimitusjohtaja Juha Pihkakoski käveli Ruoholahden toimistollaan kesällä 2020, hän tajusi, ettei tilaa käytä enää kukaan.
– Mietin, miksi pidämme rahaa näissä seinissä. Miksi emme käyttäisi toimiston vuokraan menevää rahaa johonkin muuhun?, Pihkakoski kertoo.
Niinpä hän irtisanoi toimitilan, jossa Aboadin neljä työntekijää oli ennen koronaa toisinaan työskennellyt. Nyt vuokranmaksuun kulunut raha on käytettävissä kuukausittain siihen, mihin kukin työntekijä kokee sitä tarvitsevansa voidakseen työskennellä mahdollisimman miellyttävästi jossain muualla kuin toimistolla.
– Työntekijä voi esimerkiksi ostaa uuden tuolin, lisänäytön, huonekasvin tai maksaa co-working-tilan vuokraa. Tuomme toimiston sinne, missä teemme töitä, Pihkakoski sanoo.
Ja koska kahvitauot ovat toimistolla tärkeitä, on Aboadilla hankittu kahvimyllyt työntekijöiden koteihin. Kahvipavut tulevat jokaisen kotiovelle kannettuna suoraan Johan & Nyströmiltä.
Koska kahvitauot ovat toimistolla tärkeitä, on Aboadilla hankittu kahvimyllyt työntekijöiden koteihin.
Pihkakosken mukaan työntekijät ovat suhtautuneet muutokseen positiivisesti. Vaikka töitä tehdään etänä, voidaan samanaikaisesti kokea asioita yhdessä – vaikkapa sitten maistella uusista kahvipavuista keitettyä kahvia.
Aboadin lisäksi moni muukin yritys on joutunut koronapandemian vuoksi pohtimaan toimitilojensa kohtaloa. Aihe nousi esille myös MarkkinointiUutisten tammikuussa 2021 tekemässä kyselyssä, jossa selvitettiin koronan vaikutuksia toimistokenttään. Kyselyyn vastasi 81 toimiston toimitusjohtajaa.
“Toimitilojen suhteen teemme päätöksiä: neliöitä on liikaa läsnäoloon suhteutettuna ja trendi jatkuu vaikka pandemia olisi ohi”, eräs vastanneista kertoo.
Aboad piti toimistotilaa pitkään ennen kaikkea siksi, että monet olettavat vakavasti otettavan yrityksen tarvitsevan toimiston, Pihkakoski kertoo.
– Siinä oli joku juttu, että piti olla hieno toimistotila Helsingissä. Mutta tämä tilanne antoi meille mahdollisuuden olla innovaattoreita ja luopua toimistosta.
Etätyöskentelyyn siirtyminen pakotti monet toimistot miettimään toimitilojen lisäksi myös työskentelytapoja ja työkulttuuria uusiksi. Se käy ilmi myös MarkkinointiUutisten kyselystä.
Kyselyyn vastanneet kertovat etätyöhön siirtymisen vaikuttaneen muun muassa työntekijöiden jaksamiseen, motivaatioon ja sitoutumiseen. Muutaman vastaajan mukaan koronan vaikutus työntekijöihin on ollut suurempi kuin sen vaikutus varsinaiseen liiketoimintaan.
“Etätöiden vaikutus näkyy luovassa ja toisistaan välittävässä henkilöstössämme. Jaksaminen on ollut tiukoilla ja myös suoranaisesti työstä johtumattomat syyt ovat aiheuttaneet uupumistapauksia”, kertoo eräs vastanneista.
“[Koronan] suurin negatiivinen vaikutus on työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuminen etätyötilanteessa. Kulttuurin ja hauskan työympäristön ylläpito on haastavampaa”, toinen kirjoittaa.
Pihkakosken havaintojen mukaan moni väsyy yrittäessään tehdä töitä uudessa maailmassa vanhoilla tavoilla.
– Aikaisemmin palavereihin tuli taukoa siksi, että piti siirtyä paikasta toiseen. Nyt moni istuu kahdeksan tuntia putkeen Teams-palavereissa ilman taukoja, ja sen jälkeen pitäisi vielä tehdä strategisia päätöksiä.
Pihkakosken mukaan etätyö vaatii itsensä johtamista: sitä, että tarvittaessa laittaa laitteet kiinni, blokkaa hälytykset ja kalenteroi aikaa paitsi palavereille myös muulle työlle.
Vaikka lahtelaisessa Näkemystoimisto MBE:ssä tehtiin etätöitä jo ennen koronaa, aiheutti koronapandemia silti merkittävän muutoksen toimiston työkulttuurissa. Suurimmaksi haasteeksi on osoittautunut sujuva sisäinen viestintä.
– Kun kaverille ei voi enää huikata ohimennen asioita, on tärkeää luoda yhteiset pelisäännöt siitä, mitä, miten ja missä kanavassa viestitään ja lisäksi varmistua, että viestitään tarpeeksi, MBE:n toimitusjohtaja Minttu Murtomäki sanoo.
MBE työllistää 11 ihmistä. Murtomäen mukaan työntekijät ovat suhtautuneet kokoaikaiseen etätyöskentelyyn hyvin, mutta kuitenkin vaihtelevasti. Kotona työskentely on sopinut hyvin erityisesti niille, jotka ovat kokeneet kärsineensä avokonttorin levottomuudesta. Osa taas on selvästi kaivannut ihmiskontakteja. Murtomäki kertoo lukeutuvansa jälkimmäisiin.
– Rakastan ihmiskohtaamisia. Etätyöskentely teki minulle jossain vaiheessa tosi tiukkaa. Tuntui, että Teams ei riitä, ja tiedän, että samanlaisia tuntemuksia on ollut meistä muillakin.
Etätyöskentely teki minulle jossain vaiheessa tosi tiukkaa. Tuntui, että Teams ei riitä, ja tiedän, että samanlaisia tuntemuksia on ollut meistä muillakin.
Murtomäki sanoo, ettei kuukausittaisessa fiilismittauksessa ole kuitenkaan näkynyt merkkejä siitä, että työntekijöiden tyytyväisyys tai sitoutuminen olisi laskenut.
Sekä Murtomäki että Aboadin Pihkakoski kertovat pyrkineensä ylläpitämään työntekijöiden motivaatiota erilaisilla vapaamuotoisilla etäkohtaamisilla. Molemmissa toimistoissa järjestetään porukalla esimerkiksi virtuaalisia kahvitaukoja ja erilaisia visailuja.
MBE:ssä yhteiset liikuntaharrastukset ja muut tekemiset on ainakin toistaiseksi korvattu virikeseteleillä, jotka jokainen työntekijä saa käyttää haluamallaan tavalla.
Murtomäki ja Pihkakoski uskovat, että suuri määrä työstä tehdään etänä koronan jälkeenkin. Pihkakoskella ei ole aikomusta vuokrata toimitilaa sittenkään, kun koronatilanne rauhoittuu. Hän uskoo, että osa toimistoista lähtee samalla linjalle ja osa siirtyy hybridimalliin eli pienempiin toimistotiloihin, joissa työntekijät käyvät satunnaisesti.
Hybridimallista puhuu myös Murtomäki. Hän pohtii, että esimerkiksi jonkinlainen yhteiskäyttötila voisi sopia MBE:n tarpeisiin.
– Kaikille tuskin tulee nimettyjä työpisteitä. Voi olla, että tilassa on hiljaisia tiloja ja pöytiä, joita voi käyttää tarpeen mukaan.
Murtomäki ei pidä todennäköisenä sitä, että MBE luopuisi toimistotiloista kokonaan.
– Yhteinen ideointi on työssämme vahvassa roolissa, ja siitä saa enemmän irti, kun sitä tehdään livenä.
MarkkinointiUutiset selvitti tammikuussa 2021 koronan vaikutuksia toimistokenttään ja julkaisee maaliskuun aikana useita juttuja aiheesta. Lue lisää:
MarkkinointiUutiset selvitti: toimistoista puolen liikevaihto on laskenut korona-aikana
MarkkinointiUutiset selvitti: 40 prosenttia toimistoista on joutunut turvautumaan lomautuksiin
